صورتحساب الکترونیکی: راهنمای کامل برای کسب‌وکارها

صورتحساب الکترونیکی یا فاکتور الکترونیکی، نسخه‌ای دیجیتالی از صورتحساب سنتی است که به‌جای چاپ روی کاغذ، به‌صورت الکترونیکی صادر و نگهداری می‌شود. این نوع صورتحساب‌ها در سال‌های اخیر با گسترش تجارت الکترونیک و تأکید بر دیجیتالی‌سازی فرایندها، اهمیت ویژه‌ای پیداکرده‌اند. با استفاده از صورتحساب الکترونیکی، فرآیند صدور، ارسال و بایگانی صورتحساب‌ها به‌صورت خودکار و سریع انجام می‌شود و هزینه‌های چاپ و نگهداری اسناد کاغذی به‌طور قابل‌توجهی کاهش می‌یابد. همچنین، صورتحساب‌های الکترونیکی به دلیل قابلیت جستجو و تحلیل آسان، در مدیریت مالی کسب‌وکارها بسیار مفید هستند.

صورتحساب چیست؟ انواع صورتحساب الکترونیکی مالیاتی

صورت‌حساب الکترونیکی، ستون اصلی سامانه مؤدیان است. در این مقاله، به‌تفصیل انواع و الگوهای مختلف صورت‌حساب الکترونیکی پرداخته‌ایم و به تمام پرسش‌های شما پاسخ داده‌ایم.

صورتحساب چیست؟

صورتحساب، سندی است که کلیه عملیات مالی یک واحد تجاری را در دوره مالی مشخص، به‌طور منظم و بر اساس اصول پذیرفته‌شده حسابداری ثبت و جمع‌بندی می‌نماید. صورت‌های مالی و صورتحساب‌های الکترونیکی مالیاتی، زیرمجموعه‌های اصلی صورتحساب محسوب می‌شوند. در این مقاله، به‌تفصیل انواع صورتحساب‌های الکترونیکی و کاربرد آن‌ها خواهیم پرداخت.

صورتحساب الکترونیکی چیست؟

مطابق قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان، تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی مکلف‌اند از تاریخ اجرای این قانون، کلیه صورتحساب‌های فروش خود را به‌صورت الکترونیکی صادر و با اختصاص یک شماره‌سریال منحصربه‌فرد مالیاتی، در حافظه مالیاتی خود ثبت نمایند.

صورتحساب‌های الکترونیکی نسبت به فاکتورهای سنتی دو تفاوت اساسی دارند:

شماره‌سریال منحصربه‌فرد: هر صورتحساب الکترونیکی دارای یک شماره‌سریال منحصربه‌فرد مالیاتی است که توسط سامانه مؤدیان تخصیص داده می‌شود و امکان شناسایی و ردیابی آن را فراهم می‌نماید.

ذخیره‌سازی در حافظه مالیاتی: تمامی صورتحساب‌های الکترونیکی صادرشده در حافظه مالیاتی سامانه مؤدیان ذخیره می‌شوند که این امر موجب شفافیت و امنیت بیشتر در فرآیندهای مالیاتی می‌گردد.

صورتحساب الکترونیکی، نسل جدید فاکتورهای فروش است که باقابلیت‌ها و الزامات جدیدی همراه شده است. این صورتحساب‌ها بسته به نوع فعالیت کسب‌وکار شما، انواع مختلفی دارند. در این مقاله، به بررسی انواع صورتحساب‌های الکترونیکی و نحوه صدور و ارسال آن‌ها به سامانه مؤدیان خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید تا با این تغییرات مهم در فرآیندهای مالی آشنا شوید.

سامانه صدور صورتحساب الکترونیکی

برای ارسال صورت‌حساب‌های الکترونیکی به سامانه مؤدیان، دو روش کلی وجود دارد:

استفاده از سامانه ثبت‌نام و ارسال صورت‌حساب الکترونیکی: این سامانه به‌صورت مستقیم توسط سازمان امور مالیاتی ارائه‌شده است.

استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری متصل به سامانه مؤدیان: نرم‌افزارهای حسابداری مانند سپیدار و  فپرا امکان اتصال به سامانه مؤدیان رادارند و می‌توان از طریق آن‌ها نسبت به ارسال صورت‌حساب‌های الکترونیکی اقدام نمود.

صورتحساب نوع اول و دوم در سامانه مؤدیان

صورتحساب‌های سامانه مؤدیان به‌عنوان اسناد مالی الکترونیکی، انواع مختلفی دارند که هر یک بر اساس ماهیت معامله و الزامات قانونی، شامل اطلاعات مشخصی هستند. صورتحساب‌های نوع اول و دوم از رایج‌ترین انواع صورتحساب‌های الکترونیکی هستند که تفاوت اصلی آن‌ها در میزان جزئیات اطلاعاتی ثبت‌شده در آن‌ها است. در ادامه، به بررسی انواع مختلف صورتحساب و ویژگی‌های هر یک خواهیم پرداخت.

تفاوت صورتحساب نوع اول و دوم

صورتحساب نوع دوم معمولاً برای معاملات نقدی و فروش به مصرف‌کننده نهایی صادر می‌شود. در مقابل، صورتحساب نوع اول برای معاملات بین بنگاهی (B2B) استفاده می‌شود و اطلاعات کاملی ازجمله اطلاعات خریدار و فروشنده در آن درج می‌شود. همچنین، در صورتحساب نوع اول، امکان محاسبه و اعمال اعتبار مالیاتی ارزش‌افزوده برای خریدار وجود دارد.

انواع صورتحساب الکترونیکی

طبق آیین‌نامه اجرایی ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم، پیش از اجرای سامانه مؤدیان، سه نوع صورتحساب تعریف‌شده بود. با تصویب قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان، این تعداد به چهار نوع افزایش یافت. هر یک از این چهار نوع صورتحساب الکترونیکی، با توجه به ماهیت معامله و الزامات قانونی، شامل اطلاعات مشخصی هستند.

صورتحساب الکترونیکی نوع اول

صورتحساب حاضر، تمامی اطلاعات موردنیاز برای یک معامله تجاری را شامل می‌شود. این اطلاعات شامل مشخصات طرفین معامله، نوع معامله (کالا یا خدمات)، جزئیات کالا یا خدمات (شناسه کالا، واحد سنجش، مبلغ)، شرایط پرداخت و سایر موارد مرتبط با معامله است. به‌عنوان‌مثال، این صورتحساب اطلاعاتی در مورد نوع فروش (حق‌الزحمه، پیمانکاری)، نوع خریدار (مصرف‌کننده نهایی یا فعال اقتصادی)، و نحوه محاسبه مالیات و عوارض را ارائه می‌دهد.

صورتحساب الکترونیکی نوع دوم

این نوع صورتحساب شبیه به رسیدهایی است که هنگام پرداخت باکارت یا درگاه پرداخت دریافت می‌کنید. البته، این دستگاه‌ها باید قبلاً در سامانه مالیاتی ثبت‌شده باشند. این صورتحساب ساده‌ترین نوع صورتحساب است و اطلاعات کمتری نسبت به انواع دیگر دارد. در این صورتحساب، فقط نام فروشنده ذکر می‌شود و اطلاعاتی مانند نام خریدار، کالا یا خدمات ارائه‌شده در آن ثبت نمی‌شود. همچنین، در این نوع صورتحساب، امکان استفاده از اعتبار مالیاتی وجود ندارد.

صورتحساب غیر الکترونیکی (کاغذی)

صورتحساب شمس به‌عنوان جایگزینی برای صورتحساب‌های الکترونیکی در شرایط اضطراری مانند آتش‌سوزی یا قطع سیستم‌های الکترونیکی مورداستفاده قرار می‌گیرد. این نوع صورتحساب باید مطابق با ضوابط سازمان امور مالیاتی صادرشده و از شرکت‌های معتمد اخذ شود.

کدام نوع از صورت‌حساب را باید صادر یا دریافت کنیم؟

نوع صورت‌حسابی که شما باید صادر یا دریافت کنید، به نوع کسب‌وکار شما و طرف معامله‌تان بستگی دارد. در ادامه به بررسی تفاوت صورت‌حساب‌های B2B و B2C می‌پردازیم.

خریدوفروش‌های B2B

در معاملات B2B، استفاده از صورت‌حساب نوع اول برای محاسبه دقیق مالیات بر ارزش‌افزوده ضروری است. صدور یا دریافت هر نوع صورت‌حساب دیگری ممکن است منجر به عدم امکان استفاده از اعتبار مالیاتی شود.

خریدوفروش‌های B2C

زمانی که یک کسب‌وکار، کالا یا خدماتی را به‌طور مستقیم به مصرف‌کننده نهایی عرضه می‌کند، این نوع معامله را B2C می‌نامیم. برخلاف معاملات B2B که بین دو کسب‌وکار صورت می‌گیرد، در معاملات B2C، طرف مقابل یک فرد یا خانوار است که به‌عنوان فعال اقتصادی شناخته نمی‌شود.

در این نوع معاملات، کسب‌وکارها ملزم به نصب پایانه فروشگاهی و صدور صورت‌حساب الکترونیکی هستند. اما سؤالی که پیش می‌آید این است که بین صورت‌حساب‌های نوع دوم و سوم چه تفاوتی وجود دارد؟

صورت‌حساب نوع سوم: این نوع صورت‌حساب ساده‌ترین نوع است و اطلاعات بسیار محدودی در آن درج می‌شود. درواقع، بیشتر شبیه به یک رسید است. با صدور این نوع صورت‌حساب، تمامی اقلام فروخته‌شده مشمول مالیات بر ارزش‌افزوده خواهند شد، حتی اگر برخی از کالاها یا خدمات معاف از مالیات باشند. به‌عبارت‌دیگر، سیستم مالیاتی امکان تفکیک کالاهای مشمول و معاف را در این نوع صورت‌حساب ندارد.

صورت‌حساب نوع دوم: این نوع صورت‌حساب اطلاعات دقیق‌تری را نسبت به نوع سوم ارائه می‌دهد. در این صورت‌حساب، نوع کالا یا خدمت به‌طور مشخص ذکر می‌شود. این ویژگی به شما امکان می‌دهد تا کالاها و خدمات معاف از مالیات را از سایر کالاها تفکیک کنید. درنتیجه، تنها بابت کالاهایی که مشمول مالیات بر ارزش‌افزوده هستند، مالیات پرداخت خواهید کرد.

همان‌طور که مشاهده می‌کنید، انتخاب نوع صورت‌حساب در معاملات B2C تأثیر مستقیمی بر میزان مالیاتی دارد که باید پرداخت کنید. برای کاهش بار مالیاتی، توصیه می‌شود از صورت‌حساب نوع دوم استفاده کنید، زیرا امکان تفکیک کالاهای مشمول و معاف از مالیات را فراهم می‌کند. با این کار، تنها بابت کالاهایی که مشمول مالیات هستند، مالیات پرداخت خواهید کرد.

چند الگوی صورتحساب الکترونیکی داریم؟

صورت‌حساب‌های الکترونیکی در انواع مختلفی ارائه می‌شوند و هر نوع صورت‌حساب، مدل‌های متنوعی دارد که به آن‌ها الگو می‌گویند. برای مثال، صورت‌حساب نوع اول که برای معاملات بین کسب‌وکارها استفاده می‌شود، در 7 الگوی مختلف قابل صدور است.

الگوهای صورتحساب الکترونیکی نوع اول

صورت‌حساب نوع اول دارای 7 الگوی مختلف است: فروش، فروش ارزی، طلا و جواهر، قرارداد پیمانکاری، قبض خدمات، بلیت هواپیما و صادرات. اگر معامله شما هیچ‌کدام از موارد بالا را شامل نشود، می‌توانید از الگوی عمومی فروش استفاده کنید.

الگوهای صورت‌حساب الکترونیکی نوع دوم

صورت‌حساب نوع دوم الگوهای کمتری نسبت به نوع اول دارد. این الگوها شامل فروش کالاهای عمومی و فروش طلا، جواهر و پلاتین می‌شود.

الگوهای صورتحساب الکترونیکی نوع سوم

همان‌طور که قبلاً توضیح دادیم، صورت‌حساب نوع سوم درواقع همان رسید فروشگاهی است که اطلاعات بسیار محدودی در آن ثبت می‌شود. این نوع صورت‌حساب مدل یا قالب خاصی ندارد و همیشه به یک‌شکل صادر می‌شود.

انواع صورت‌حساب الکترونیکی بر اساس موضوع و ماهیت

علاوه بر دسته‌بندی‌های قبلی، صورت‌حساب‌های الکترونیکی تنوع زیادی دارند و بسته به نوع معامله و موضوع آن، به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شوند. این دسته‌ها هرکدام کاربرد خاص خود رادارند و انتخاب صورت‌حساب مناسب به نوع فعالیت شما بستگی دارد. به‌طورکلی، چهار دسته اصلی برای صورت‌حساب‌های الکترونیکی وجود دارد.

صورت‌حساب الکترونیکی اصلی

صورت‌حساب الکترونیکی اصلی، مهم‌ترین نوع صورت‌حساب است که در تمامی معاملات تجاری استفاده می‌شود. هر معامله‌ای که انجام می‌دهید، نیازمند صدور یک صورت‌حساب الکترونیکی اصلی است. این صورت‌حساب به‌عنوان مدرک رسمی فروش کالا یا خدمات محسوب می‌شود و جایگزین فاکتورهای قدیمی شده است.

صورتحساب الکترونیکی اصلاحی

بعدازاینکه صورت‌حساب اصلی رو صادر کردید، ممکن است لازم باشد بعضی از اطلاعاتش را مثل قیمت یا تعداد کالاها تغییر بدهید. اگر این تغییرات مربوط به اطلاعات اصلی خریدار نباشد (مثل نام یا کد ملی خریدار)، می‌توانید یک صورتحساب اصلاحی صادر کنید.

اطلاعات اصلی خریدار شامل این موارد می‌شود:

• شماره اقتصادی
• تاریخ صدور صورتحساب
• شناسه کالا یا خدمت

صورتحساب الکترونیکی ابطالی

برای تغییر اطلاعات اصلی یک صورتحساب الکترونیکی، مانند شناسه کالا یا اطلاعات خریدار، امکان اصلاح وجود ندارد. در این موارد، باید صورتحساب قبلی را باطل کرده و یک صورتحساب جدید صادر کنید. برای این کار، به شماره منحصربه‌فرد 22 رقمی صورتحساب قبلی نیاز خواهید داشت.

صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش

درصورتی‌که پس از فروش کالا یا خدماتی، مشتری آن را برگرداند، فروشنده موظف است صورتحساب برگشت از فروش صادر کند. این نوع صورتحساب برای هر دو حالت، یعنی صورتحساب‌های اصلی و صورتحساب‌های اصلاحی قابل صدور است.

صورت‌حساب الکترونیکی طلافروشی

طبق قانون جدید سامانه مؤدیان، تمامی طلافروشان موظف هستند صورتحساب‌های فروش خود را به‌صورت الکترونیکی ثبت کنند. این قانون شامل همه طلافروشان، بدون در نظر گرفتن حجم فروش آن‌ها می‌شود.

چند نکته مهم در مورد صورتحساب‌های الکترونیکی طلافروشی‌ها وجود دارد:

تفکیک اجزا: طلافروشان باید در صورتحساب‌های خود، ارزش طلا، اجرت ساخت، و سایر هزینه‌ها را به‌طور جداگانه مشخص کنند.

جریمه عدم ارسال: عدم ارسال صورتحساب به سامانه مؤدیان جریمه دارد. این جریمه برابر با 9 درصد ارزش کالای فروخته‌شده است و حتی در طرح‌های بخشودگی جریمه هم شامل نمی‌شود.

صورتحساب الکترونیکی وکلا

طبق قانون بودجه سال 1402، وکلا و مشاوران حقوقی هم مانند سایر کسب‌وکارها موظف شدند از دستگاه کارت‌خوان (پایانه فروشگاهی) استفاده کنند و صورتحساب برای مشتریان خود صادر کنند.

نکته کاربردی صدور صورت‌حساب الکترونیکی

بر اساس قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان، کلیه مؤدیان مکلف‌اند حداکثر تا پایان هفته مالیاتی، نسبت به ارسال صورت‌حساب‌های الکترونیکی صادره به سامانه مؤدیان اقدام نمایند. عدم انجام این تکلیف، مشمول جریمه‌ای معادل 10 درصد مبلغ فروش خواهد بود.

کلام آخر

صدور صورتحساب الکترونیکی به‌عنوان یکی از مهم‌ترین تکالیف مؤدیان در قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان مطرح‌شده است. در این نوشتار، تلاش شده است تا مفهوم صورتحساب الکترونیکی و انواع آن به‌صورت جامع تشریح گردد.

صورتحساب الکترونیکی به‌عنوان یک ابزار قدرتمند در عصر دیجیتال، تحولی شگرف در فرآیندهای مالی و تجاری ایجاد کرده است. با حذف کاغذبازی‌ها و خودکارسازی فرآیندها، صورتحساب الکترونیکی به افزایش سرعت، دقت و شفافیت در معاملات کمک شایانی کرده است. شرکت فپرا نیز با ارائه راهکارهای نوین و مبتنی بر فناوری‌های روز دنیا، نقش بسزایی در ترویج و گسترش استفاده از صورتحساب الکترونیکی در کشور داشته است. محصولات و خدمات فپرا به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا به‌سادگی و با کمترین هزینه، به سامانه‌های صورتحساب الکترونیکی متصل شوند و از مزایای بی‌شمار این فناوری بهره‌مند گردند. درنهایت، می‌توان گفت که صورتحساب الکترونیکی به همراه حمایت شرکت‌هایی مانند فپرا، گامی بلند در جهت تحقق اقتصاد دیجیتال و بهبود بهره‌وری در کسب‌وکارها محسوب می‌شود.

سؤالات متداول

1- آیا همه انواع صورت‌حساب الکترونیکی را باید صادر کنیم؟

خیر، نوع صورت‌حساب الکترونیکی که شما باید صادر کنید به نوع کسب‌وکار و فعالیتتان بستگی دارد. هر نوع صورتحساب، الگوی مخصوص به خود را دارد که می‌توانید با توجه به نیازتان از آن استفاده کنید.

2-صورت‌حساب الکترونیکی چه تفاوتی با فاکتورهای فروش قدیمی دارد؟

صورت‌حساب‌های الکترونیکی دو ویژگی مهم دارند که آن‌ها را از فاکتورهای قدیمی متمایز می‌کند:

شماره منحصربه‌فرد مالیاتی: هر صورتحساب الکترونیکی یک کد یکتای 22 رقمی دارد که آن را از سایر صورتحساب‌ها متمایز می‌کند.

ذخیره‌سازی در سامانه مالیاتی: همه ی صورتحساب‌های الکترونیکی به‌ طور اتوماتیک در سامانه مالیاتی ذخیره خواهند شد.

در مقابل، فاکتورهای قدیمی (مانند فاکتورهای شمس) معمولاً توسط خود مؤدی تهیه می‌شوند و شماره یکتای ملی ندارند.

3-چگونه صورتحساب الکترونیکی ابطالی صادر کنیم؟

برای ابطال یک صورتحساب الکترونیکی، باید شماره منحصربه‌فرد 22 رقمی آن را در سامانه مؤدیان یا نرم‌افزار حسابداری خود وارد کنید. با این کار، صورتحساب جدیدی به‌عنوان صورتحساب ابطالی ثبت می‌شود.

4-شماره مالیاتی صورتحساب چیست؟

شماره مالیاتی یک کد شناسایی منحصربه‌فرد برای هر صورتحساب الکترونیکی است که در سامانه مؤدیان ثبت می‌شود. این کد از 22 رقم تشکیل‌شده و برای پیگیری و کنترل صورتحساب‌ها بسیار مهم است.

5-انواع صورتحساب در سامانه مؤدیان کدم‌اند؟

در سامانه مؤدیان انواع مختلفی از صورتحساب تعریف‌شده است که ازجمله آن‌ها می‌توان به‌صورتحساب‌های اصلی، اصلاحی، ابطالی، برگشت از فروش و انواع دیگری که با توجه به نوع فعالیت شما مشخص می‌شود، اشاره کرد.

اما در پایان : با توجه به ضرورت استفاده از صورتحساب‌های الکترونیکی برای کسب‌وکارها و اهمیت دقت در پردازش اطلاعات مالی، بهره‌گیری از نرم‌افزارهای مناسب و کارآمد امری حیاتی است. شرکت ما با ارائه نرم‌افزار واسط سامانه مودیان، به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای مالی خود را به‌صورت بهینه مدیریت کنید. برای دریافت و آشنایی بیشتر با نرم‌افزار ما، همین حالا اقدام کنید